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Description du travail / Tâches

Sous la supervision de la direction de production, le·la responsable de l’accueil assume les responsabilités suivantes, en accord avec la mission et les valeurs du FTA :

RÉSUMÉ DES FONCTIONS
 Superviser, encadrer et élaborer l’horaire de travail du personnel de l’accueil : assistant·e·s à l’accueil et chauffeur·e·s ;
 Effectuer et maintenir à jour la réservation des chambres d’hôtel pour les artistes, diffuseur·euse·s, conférencier·ère·s et étudiant·e·s invité·e·s, assurer une liaison régulière avec les hôtels et vérifier la facturation à la fin de l’événement ;
 Assurer un contact quotidien auprès des hôtels du Festival en fournissant une mise à jour des réservations, avant et pendant l’événement ;
 Participer activement à l'accueil des invité·e·s :
o Superviser l’élaboration des horaires d’arrivées et de départs, assurer une présence lors de leur arrivée et de leur départ de l’hôtel, participer à leur intégration à la vie du Festival ;
o Communiquer aux compagnies et aux invité·e·s les renseignements relatifs à leur séjour et aux mesures sanitaires et d’urgence relatives à la COVID-19 ;
 Définir les besoins et coordonner l’ensemble des transports locaux et nationaux (réservation de taxis, horaire, soupers de premières etc.), en lien avec le département de Programmation et de Production ;
 Encadrer les assistant·e·s à l’accueil en tout ce qui a trait aux bénévoles (recherche, planification, formation, supervision, etc.) ;
 Planifier et superviser la logistique du salon de l’accueil au Quartier général, participer à l’aménagement et au démontage ;
 Mettre en place une table d’accueil aux hôtels avec programmes et affiches ;
 Gérer, planifier et assurer le respect des budgets qui lui sont confiés ;
 Superviser la préparation et la réalisation du matériel d’accréditation et des guides pratiques d’accueil.

Après le Festival
 Rédiger un rapport final incluant un rapport financier et un rapport d’activités avec recommandations ;
 Fournir à l’administration les statistiques relatives à l’accueil ;
 Archiver l’information et effectuer la fermeture des dossiers.

Il pourra être demandé à l’intéressé·e de dépasser le cadre de ce descriptif en fonction des besoins ponctuels du Festival TransAmériques.

Qualifications / Compétences requises

PROFIL ET EXPÉRIENCE
 Formation en tourisme, action culturelle ou autres études pertinentes ;
 Deux ans d’expérience dans un poste comportant des responsabilités similaires ;
 Excellente capacité à travailler en équipe dans un environnement intense et avec des délais serrés ;
 Sens de l’organisation, autonomie et capacité à gérer les priorités avec efficacité ;
 Minutie, disponibilité et diplomatie ;
 Maîtrise des langues française et anglaise ;
 Aisance avec le logiciel Excel ;
 Permis de conduire, un atout ;
 Connaissance du logiciel Zone Festival, un atout ;
 Intérêt marqué pour les arts, un atout.

Renseignements supplémentaires

MODALITÉS ET RÉMUNÉRATION
Durée de la période d’emploi :
Du 27 février au 23 juin 2023

Nombre d’heures par semaine :
35 heures/semaine
Salaire horaire brut :
Entre 20 $ et 24 $ de l’heure, selon expérience
Pendant toute la période du Festival, la disponibilité exigée est plus intensive.

Les personnes intéressées doivent faire parvenir leur curriculum vitae et une lettre de motivation par courriel à rh@fta.ca avant le 4 décembre 2022. Nous vous invitons à déposer votre candidature dans les meilleurs délais. Des entrevues pourront être planifiées avant la date d’échéance.

Prière d’indiquer le titre du poste pour lequel vous soumettez votre candidature dans le titre de votre message. Le Festival remercie tou·te·s les candidat·e·s. Seules les personnes retenues seront contactées.
Le FTA s’engage à instaurer des processus d’embauche et un milieu de travail favorisant l’inclusion et exempt d’obstacles. Si vous êtes contacté⋅e pour un entretien, n’hésitez pas à nous aviser de toute mesure d’adaptation qui faciliterait une évaluation juste et équitable de vos compétences. Les informations reçues concernant ces mesures d’adaptation seront traitées de manière confidentielle. Sur demande, les principales questions de l’entretien d’embauche seront envoyées à l’avance.

Salaire: entre 20$ et 24$/heure

Coordonnées

https://fta.ca/

Profil d'employeur

Plus important festival de création contemporaine en Amérique du Nord, le Festival TransAmériques présente chaque printemps une vingtaine de spectacles de danse et de théâtre venus du Québec, du Canada et de l’international. En quête de voix audacieuses et singulières, le FTA sonde les disciplines jusqu’à leurs limites et témoigne des grands mouvements politiques et sociaux tout comme des élans artistiques uniques et essentiels de la création.